Incluir novos tratamentos

  1. Clique sobre o menu TRATAMENTOS > INCLUIR.
  2. FILTRE o cliente desejado.
  3. Selecione o cliente desejado clicando no botão AGENDAR TRATAMENTOS.
  4. MARQUE os serviços desejados e as informações relevantes.
  5. Clique no botão INCLUIR SELECIONADOS.
  6. Você pode INCLUIR mais serviços, ou CONCLUIR o agendamento.

Alterar tratamentos existentes

  1. Selecione o menu TRATAMENTOS > LISTAR > POR CLIENTES
  2. FILTRE o cliente desejado.

  3. OBS.: Serão listados apenas os clientes que já tenham tratamentos agendados, não utilize esse campo para incluir tratamentos.
  4. Selecione o botão EDITAR.

  5. OBS.: Os serviços marcados como concluído só poderão ser alterados pelo administrador do sistema.
  6. Altere as informações desejadas e clique em SALVAR

Encontrar um tratamento

Existem duas formas de buscar um tratamento:
  • Por data
  • Por clientes

Por data:

Serão listados todos os clientes que tenham tratamentos agendados (concluídos ou não).
  1. Selecione o menu TRATAMENTOS > LISTAR > POR DATA
  2. Nos campos de busca digite o período INICIAL de busca, bem como o FINAL desejado.
  3. Clique no botão FILTRAR

  4. OBS.: Clicando no botão EXPANDIR sob o cliente desejado, você será enviado para a página dos serviços selecionados na inclusão de tratamentos, serão listados todos os tratamentos do cliente em questão, bem como lhe possibilitar a inclusão de novos tratamentos, caso deseje.

Por clientes:

Você pode listar por clientes de duas formas também.
  • Filtrando os clientes
  • Pela ficha cadastral

Listando por cliente

Assim como a aba de filtrar por período, esse método proporciona listar todos os tratamentos do cliente, e possibilita adicionar novos tratamentos de forma fácil.
  1. Selecione o menu TRATAMENTOS > LISTAR > POR CLIENTES
  2. Nos campos de busca digite as informações desejadas.
  3. Clique no botão FILTRAR
  4. OBS.: Clicando no botão EXPANDIR sob o cliente desejado, você será enviado para a página dos serviços selecionados na inclusão de tratamentos, serão listados todos os tratamentos do cliente em questão, bem como lhe possibilitar a inclusão de novos tratamentos, caso deseje.

Pela ficha do cliente:

Esse método possibilita ver informações mais apuradas sobre o histórico do cliente, além de trazer informações mais limpas.
  1. Selecione o menu CLIENTES > FILTRAR CLIENTES
  2. Utilize os campos para FILTRAR o cliente desejado
  3. Clique em VISUALIZAR
  4. Navegue até a seção HISTÓRICO DE TRATAMENTOS

Finalizar tratamentos:

  • Existem várias formas de marcar um tratamento como concluído.
    • Filtrando por data
    • Buscando por clientes
    • Pela agenda
  • Mas a forma de conclusão é a mesma, para todas
  • Pela agenda, por exemplo:
    1. Selecione o cliente desejado
    2. Na seção OPÇÕES SOBRE OS TRATAMENTOS selecione FINALIZAR
    3. você pode usar esses botões para incluir o visualizar os tratamentos para o cliente.
    4. Marque a caixa dos tratamentos que foram realizados para o cliente
    5. Serão listados os tratamentos não concluídos
    6. Você pode definir o valor pago pelo tratamento realizado
    7. Para alterar o profissional que realizou o serviço, é necessário alterar o agendamento.
    8. Após marcar todos os serviços realizados clique no botão FINALIZAR

Clientes

Cadastrar um cliente:

  1. Selecione o menu CLIENTES > CADASTRAR CLIENTES
  2. São obrigatórios os campos CPF e NOME, os demais são opcionais.
    Se o CPF inserido já tiver sido cadastrado, você será avisado e poderá visualizar a ficha desse cliente.
  3. Após inserir as informações sobre o cliente clique em CADASTRAR CLIENTE

Filtrar informações sobre os clientes

  1. Selecione o menu CLIENTES > FILTRAR CLIENTES
  2. Insira os filtros desejados e clique em FILTRAR
  3. Ao encontrar o cliente desejado, selecionando o botão VISUALIZAR você poderá ver a ficha cadastral do cliente.

Anamnese para o cliente

O histórico de patologias foi desenvolvido tomando como base a ficha clínica de 3 consultórios.
Caso haja algo não existente e necessário ao seu consultório, solicite a inclusão

Obtendo informações sobre o caixa

O caixa armazena todas as movimentações do dia para o funcionário que estiver utlizando o sistema.
No primeiro login do dia, será solicitado ao usuário que informe o valor de fundo de caixa, esse procedimento é único.
Cada usuário que tenha acesso ao sistema, terá um caixa aberto após o login, mesmo que seja o administrador.
Ao usuário sem privilégios (que são concedidos pelo administrador), somenete é permitido visualizar as movimentações do seu próprio caixa para o dia corrente.
Os valores referentes à entrada no caixa, tem a seguinte lógica:
  • Quando o tratamento é agendado, pode ter um valor parcial pago, se houver
    • Esse valor parcial pago, entrará para o caixa corrente.
  • Na alteração do agendamento, pode-se informar novos valores que tenham sido pagos, apénas a diferença a mais será contabilizada em seu caixa.
  • Na conclusão do tratamento, pode-se informar o valor total pago, esse valor:
    • Calculará a diferença dos valores já pagos
    • A diferença a mais, será creditada no caixa corrente.
Essa forma de trabalho se deve à exigência dos administradores na elaboração do sistema, portanto reflete um percentual das necessidades individuais de algumas empresas.
Caso essa forma de trabalho não te atenda, teremos prazer em lhe ouvir para buscarmos uma solução.

Aqueles que tenham privilégios podem ver movimentações em um determinado período, além disso, podem ver movimentações de outros funcionários.

Informações gerais sobre o filtro

O Filtro possibilita encontrar as informações de forma conveniente e fácil, mas também pode ser usado para obter informações.
  • Você pode:
    • Buscar pelo CPF ou pelo NOME, para ter uma informação precisa.
    • Combinar expressões a fim de refinar a busca
    • Encontrar todos os clientes do bairro desejado.
    • Se você atender uma macro-região que seja composta por mais de uma cidade, poderá localizar todos os clientes da cidade específica
    • Encontrar todos os clientes de um CEP específico, e fazer uma promoção que busque os clientes em casa para fazer os tratamentos.
    • Quando for buscar os tratamentos do cliente, pode filtrar a micro-região desejada, para saber por exemplo:
      • Quais/Quantos clientes do bairro X que tenham tratamentos agendados.
      • Fazer uma promoção para os clientes de um determinado CEP fazer um tratamento específico.
  • As informações não precisam ser precisas, como por exemplo:
    • O nome do cliente não precisa ser completo
    • O CPF pode ser um segmento, como os primeiros ou ultimos dígitos
    • Os campos cidade, bairro, CEP e UF aceitam préfixos ou sufixos
  • O que você precisa saber:
    • Ainda não fazemos milagres (ainda), então só encontraremos as informações que você inseriu no sistema.
    • Se um cliente mora no CEP xxxxx-xxx, e você está combinando com outros parâmetros de busca, pode ser que nem todos os clientes desse CEP sejam filtrados.
    • Isso vale para todos os campos, então:
      • Buscar o nome "João" pode trazer mais de um resultado.
      • Acrescentando então os 3 primeiros digitos do CPF ou RG refinaremos a busca.
      • Isso vale para os outros campos.

Serviços oferecidos pelo consultório

Os funcionários que tenham privilégios, podem cadastrar ou alterar serviços.
Ao cadastrar ou alterar um serviço você pode definir um valor de comissão.
Ao concluir um tratamento, para o funcionário que realizou o serviço será creditado o valor da comissão para o serviço em questão.
O agendamento armazena o valor do serviço no momento de seu cadastro, caso seja necessário alterar o valor do agendamento, deve-se excluir o agendamento e cadastra-lo novamento para atualizar seu valor.
A comissão sera calculada com o percentual corrente cadastrado para o serviço.

Cadastrar um serviço

  1. Acesse o menu CADASTRO > SERVIÇOS
  2. Complete o formulário e clique em CADASTRAR

Alterar um serviço já cadastrado

  1. Selecione o menu ADMINISTRATIVO
  2. Serão listadas as opções que o seu usuário tem permissão de acesso.
  3. Selecione a opção para EDITAR SERVIÇOS OFERECIDOS
  4. Será listado todos os serviços cadastrados pelo consultório, marque o desejado e clique em ALTERAR
  5. Altere as informações desejadas e SALVE

Funcionários e usuários do sistema

Cadastrar um novo funcionário

  1. Selecione o menu CADASTRO > FUNCIONÁRIOS
  2. PREENCHA os dados
  3. Opcionalmente, pode ser criado um login para o usuário, para isso:
    1. Na opção criar login, selecione SIM
    2. Digite o login (nome) que será usado para acessar o sistema
    3. Apenas o nome, o domínio é acrescentado automáticamente.
    4. A senha do usuário
  4. Clique em CADASTRAR

Alterar o cadastro de um funcionário

  1. Selecione o menu ADMINISTRATIVO
  2. Caso o seu login tenha permissão será listado a opção para ALTERAR DADOS SOBRE FUNCIONÁRIOS
  3. Todos os funcionários cadastrados no sistema serão listados
  4. Selecione a opção EDITAR
  5. Faça as alterações desejadas
  6. Clique no botão SALVAR ALTERAÇÕES

Painel administrativo

No painel administrativo serão listadas as opções
  • Tratamentos agendados e não realizados
  • Tratamentos realizados e não pagos
Mais as opções que o seu login tenha permissão para acessar.

Obtendo informações sobre tratamentos

Tratamentos agendados e não realizados

Nessa página, serão listados todos os clientes que tenham tratamentos agendandos, mas por algum problema, não foi concluído.
Você pode selecionar o cliente desejado para visualizar a ficha cadastral.
Navegando até a seção HISTÓRICO DE TRATAMENTOS serão listados todos os tratamentos que foram agendados para o cliente.
Permitindo inclusive fazer alterações nos tratamentos.

Tratamentos realizados e não pagos em sua totalidade.

Clientes que tenham tratamentos marcados como concluído, mas que o valor pago seja menor que o valor do tratamento serão listados nessa página.
Clicando em visualizar, você será redirecionado para a ficha cadastral do cliente, e navegando até a seção de HISTÓRICO DE TRATAMENTOS poderá ver os tratamentos que já foram realizados e os valores devidos e pagos pelo cliente.

Fluxo de caixa

Essa é uma opção que exije privilégios.
Se o usuário tentar acessar a página pelo link, ainda haverá a validação de acesso.
Acessando o menu ADMINISTRATIVO > CAIXA será listado o caixa para o dia vigente para todos os usuários que tenham feito login - e consequentemente aberto o caixa.
Há uma opção para selecionar o período que deseja filtrar o fluxo de caixa.
Selecione a data inicial e a data final, e serão listados todos as movimentações para todos os usuários no período desejado.
Ao clicar em visualizar, você poderá verificar as movimentações que ocorreram no dia escolhido.
São listados o cliente para o qual ocorreu a movimentação, o serviço que foi prestado, o valor total do serviço, e valor total já pago pelo tratamento, e a diferença entre os valores já pagos e o creditado na operação financeira.
O usuário ainda pode visualizar o tratamento, caso deseje verificar algo.

Editar os serviços oferecidos

Essa é uma opção que exije privilégios.
Se o usuário tentar acessar a página pelo link, ainda haverá a validação de acesso.
Selecionando o menu ADMINISTRATIVO > EDITAR SERVIÇOS OFERECIDOS você pode alterar as informações básicas sobre os tratamentos realizados no consultório.
Nessa página serão listados todos os serviços cadastrados pelo consultório.
Selecione o serviço desejado e clique em alterar.
Altere as informações pertinentes e salve-as.

Editar informações sobre os funcionários cadastrados

Essa é uma opção que exije privilégios.
Se o usuário tentar acessar a página pelo link, ainda haverá a validação de acesso.
Use essa opção para editar as informações do cadastro do funcionário, e para criar um login para aqueles que não tenham.
Você também pode alterar a senha do usuário, e desativar o seu acesso.

Controle de comissão

Elytros que ajudar você a manter o controle da empresa, e não se perder em fichas clínicas procurando tratamentos, e pagamentos.

O Odonto foi construído com um controle de comissões que te ajuda a ficar no controle.
As comissões são individuais e por período, o que lhe garante flexibilidade total no hora de "calcular" as comissões.

Funciona assim:

  1. Quando um serviço é cadastrado pode ser definido um valor de comissão.
  2. Ao agendar um tratamento para um cliente, o valor do serviço sera armazenado para o tratamento
  3. Ao marcar um tratamento como concluído, será calculado a comissão da seguinte forma:
    • Será verificado o valor percentual da comissão
    • Como o tratamento armazena o valor do serviço no instante que foi agendado, um orçamento pode persistir por tempo indeterminado.
    • A comissão será calculada com base no valor do tratamento, e da comissão cadastrado para o serviço
    • O valor do serviço no instante é ignorado, e é tomado como base o valor do tratamento, isso o torna invunerável a reajustes.
  4. Será creditado para o funcionário que realizou o serviço a comissão respectiva